Selama beberapa dekade, otomatisasi telah menyentuh hampir setiap industrI, mulai dari ATM hingga sistem perawatan kesehatan. Tetapi kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (machine learning) membawa otomatisasi ke tingkat yang sama sekali baru. Apa yang disebut “otomasi cerdas”  (intelligent automation) ini mengubah cara manusia dan mesin berinteraksi, sehingga bisnis dapat meningkatkan efisiensi, mendorong pendapatan, dan berkembang di pasar yang semakin kompetitif dan penuh tantangan.

Tahu kah CyberFriends Faktanya, penelitian menunjukkan manfaat bottom-line yang luar biasa dari otomatisasi. IBM Institute for Business Value memperkirakan bahwa otomatisasi yang didukung oleh AI akan menghasilkan miliaran dolar dalam nilai tenaga kerja pada tahun 2022 saja. Lalu sebenarnya apa yang dimaksud dengan proses otomatisasi bisnis itu sendiri dan mengapa penting diketahui oleh organisasi? Mari simak dalam artikel berikut!

Apa itu Otomatisasi Bisnis?

Proses otomatisasi bisnis itu sendiri berasal dari terminologi bahasa inggris yakni business automation yang artinya istilah untuk penggunaan aplikasi teknologi yang melakukan tugas berulang, tanpa tenaga manusia untuk pekerjaan yang dapat bernilai lebih tinggi. Hal Ini termasuk otomatisasi proses bisnis (BPA), otomatisasi proses robot (RPA), dan otomatisasi bertenaga AI.

Bertahun-tahun yang lalu, otomatisasi membutuhkan komputer berkecepatan tinggi yang besar, dan tim ahli untuk memeliharanya. Saat ini, platform otomatisasi berbasis cloud menempatkan fungsionalitas dalam jangkauan Perusahaan dari semua ukuran. Beberapa jenis otomatisasi bisnis yang dikutip dari situs IBM antara lain sebagai berikut:

Otomatisasi Dasar (Basic Automation): Otomatisasi dasar mengambil tugas-tugas sederhana yang belum sempurna dan mengotomatiskannya. Menggunakan sedikit atau tanpa pengkodean, alat otomatisasi dasar mendigitalkan tugas yang berulang — membantu menghilangkan kesalahan dan mempercepat kecepatan pekerjaan transaksional. Manajemen proses bisnis (BPM) dan RPA adalah contoh otomatisasi dasar.

Otomatisasi Proses (Process Automation): Otomatisasi proses mengelola proses bisnis untuk keseragaman dan transparansi. Seringkali ditangani oleh perangkat lunak khusus, otomatisasi proses dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi — sekaligus memberikan wawasan bisnis yang berharga. Penambangan proses dan otomatisasi alur kerja adalah contoh otomatisasi proses.

Otomatisasi Tingkat Lanjut (Advanced Automation): Otomatisasi tingkat lanjut menyatukan manusia dan mesin untuk mengintegrasikan berbagai sistem di seluruh organisasi. Mendukung proses yang lebih kompleks, otomatisasi lanjutan bergantung pada data tidak terstruktur yang digabungkan dengan pembelajaran mesin, pemrosesan dan analisis bahasa alami. Ini mempromosikan manajemen pengetahuan dan dukungan keputusan untuk pekerjaan khusus.

Otomatisasi Cerdas (Intelligent Automation): Didorong oleh AI, otomatisasi cerdas berarti bahwa mesin dapat “belajar” dan membuat keputusan berdasarkan situasi yang mereka temui dan analisis. Misalnya, dalam layanan pelanggan, asisten virtual yang didukung oleh AI dapat mengurangi biaya sekaligus memungkinkan interaksi yang lebih cerdas antara pelanggan dan agen manusia. Hasilnya adalah pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik.

Mengapa Otomatisasi Bisnis Penting?

Baik Anda menjalankan bisnis kecil atau Perusahaan besar, otomatisasi adalah cara terbaik untuk merampingkan operasi dan mendorong pertumbuhan bisnis. Alat otomatisasi dirancang untuk menggantikan tenaga manusia dengan tenaga mesin sehingga Anda dapat menempatkan sumber daya manusia tersebut untuk bekerja di tempat lain dalam bisnis.

Untuk mewujudkan potensi penuh otomatisasi, bisnis perlu secara konsisten menggunakan perangkat lunak otomatisasi yang telah terbukti dan praktik terbaik di semua alur kerja — mulai dari menciptakan pengalaman pelanggan digital yang lebih cepat hingga menyederhanakan proses internal. Namun, tidak semua solusi berisi berbagai teknologi yang diperlukan untuk mengotomatisasi operasi ujung ke ujung. Hal ini dapat menyebabkan banyak solusi titik, biaya yang lebih tinggi, dan ketidakmampuan untuk menskalakan.

Manfaat Otomatisasi Bisnis

Otomatisasi bisnis sangat penting untuk dunia yang berubah dengan cepat. Misalnya, memprediksi perilaku pelanggan mana yang akan bertahan pasca-pandemi, mulai dari permintaan yang sangat berfluktuasi hingga tindakan pencegahan kesehatan dan keselamatan yang meningkat. Tetapi satu area yang dapat Anda kendalikan adalah bagaimana Anda mengelola pengalaman yang Anda buat untuk pelanggan Anda. Otomatisasi, terutama otomatisasi yang dikombinasikan dengan AI, dapat membantu Anda memperbaiki atau menyempurnakan pengalaman ini, menghasilkan penjualan yang lebih tinggi, penggunaan sumber daya yang lebih baik, dan kepuasan pelanggan yang lebih besar.

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui platform otomatisasi yang membantu Anda melakukan hal berikut:

Temukan proses yang ingin di otomatisasi (Discover processes): Tentukan inefisiensi atau aktivitas bisnis yang dapat ditingkatkan dalam operasi Anda untuk membantu menentukan di mana proses otomatis dapat memberikan dampak terbesar. Ini melibatkan penambangan proses dan pemodelan (process mining and modelling).

Terapkan kecerdasan dalam proses bisnis (Apply intelligence) : Gunakan data dari mengotomatisasi operasi Anda dengan pembelajaran mesin dan AI untuk merekomendasikan tindakan dan membebaskan karyawan untuk tugas yang lebih strategis.

Tingkatkan tenaga kerja Anda (Augment your workforce): Bangun alat RPA dan gunakan pekerja digital untuk berkolaborasi dengan manusia di mana pun tingkat produktivitas yang lebih tinggi dapat dicapai atau saat diperlukan pencadangan.

Otomatiskan operasi inti (Automate core operations): Terapkan kemampuan otomatisasi inti seperti pemrosesan dokumen, orkestrasi alur kerja, manajemen keputusan, dan layanan konten ke area operasional utama untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Penggunaan Umum Otomatisasi Bisnis Saat ini

Otomatisasi bisnis sangat cocok untuk merampingkan proses di hampir setiap area organisasi:

Aktivitas pemasaran (Marketing Activities): Dengan otomatisasi pemasaran email, Perusahaan dapat menggunakan software untuk mengirim email ke daftar distribusi klien pada jadwal yang telah ditentukan, mengurangi biaya menjalankan kampanye secara manual. Upaya pemasaran dapat dikaitkan ke dalam sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan bahkan melakukan hal-hal seperti menargetkan pelanggan dengan pesan otomatis melalui media sosial.

Sumber daya manusia (Human Resources) : Sistem manajemen sumber daya manusia dapat mengotomatisasi berbagai tugas SDM, termasuk pemrosesan lamaran pekerjaan, penjadwalan wawancara, penawaran pekerjaan, orientasi, manajemen penggajian, dan administrasi tunjangan. Menggunakan analitik, sistem ini juga dapat memberikan wawasan tentang produktivitas tenaga kerja.

Proses penjualan (Sales processes) : Alat otomatisasi penjualan seperti Salesforce dan alat Software-as-a-Service (SaaS) lainnya memungkinkan tim penjualan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencatat aktivitas terkait kesepakatan mereka dan lebih banyak waktu melakukan panggilan telepon yang membuka lebih banyak kesepakatan. Alat tersebut dapat mengotomatiskan tugas berulang selama proses penjualan, baik itu prospek yang memenuhi syarat berdasarkan perjalanan pembeli mereka, menugaskan prospek ke perwakilan yang tepat, atau membuat perkiraan penjualan yang didukung data.

Keuangan dan akuntansi (Finance & Accounting): Dengan mengotomatiskan perencanaan keuangan dan fungsi akuntansi, perusahaan dapat meluangkan waktu untuk tugas-tugas penting seperti analisis, strategi, dan kolaborasi dengan pemangku kepentingan. Dalam manajemen hutang usaha (AP), misalnya, pengambilan data dilakukan secara otomatis, faktur secara otomatis dicocokkan dengan dokumen dan persetujuan secara otomatis dialihkan. Hal Ini mengurangi kesalahan data dan membantu mencegah penipuan.

Industri makanan & minuman (Food and beverage industry) : Di Amerika, Flippy telah menjalankan debutnya sejak tahun 2017 sebagai robot yang bertugas menangani burger di salah satu restoran cepat saji di California. Sejak saat itu dan didukung dengan kondisi pandemic saat ini, Miso Robotics sebagai produsen Flippy telah memperluas kemampuan robot dengan versi terbaru seperti memasak ayam, kentang goreng dan makanan berminyak lainnya. Bahkan mereka telah mengumumkan rencana untuk memasang robot di lebih dari 100 restoran tahun ini, dikutip dari kompas.com.

Otomatisasi Bisnis yang Dilakukan Cybertrend untuk klien di Industri FMCG

Cybertrend adalah IT Consulting yang fokus memajukan pengoptimalan bisnis melalui solusi analisis dan visualisasi data, artificial intelligence dan machine learning. Salah satu klien kami Perusahaan multinasional pemain besar di industri Fast-Moving Consumer Goods (FMCG). Industri FMCG adalah industri yang memiliki banyak tantangan dalam optimasi proses pengiriman barang dan optimasi kinerja salesman. Untuk menghadapi tantangan dan permasalah tersebut, kami menciptakan sebuah produk inovatif yang kami beri nama CtrendMax. CtrendMax adalah platform analytics berbasis machine learning yang berfungsi untuk mengoptimalkan dua proses besar Perusahaan dalam menjalankan operasional bisnisnya, yaitu proses optimasi pengiriman barang serta proses optimasi kinerja para salesman dilapangan.

Produk Ctrendmax cukup canggih karena memiliki dua modul utama yakni delivery optimizer dan sales canvassing optimizer. Dalam implementasinya, delivery optimizer membantu mengoptimalkan seluruh proses pengiriman barang dari gudang ke toko-toko seluruh Indonesia. Sedangkan sales canvassing optimizer membantu mengoptimalkan pembagian kinerja dari salesperson yang ada. Jadi jika di Perusahaan FMCG mereka punya ratusan sales person dan ribuan toko yang harus dikunjungi dengan menggunakan teknologi dan modul ini akan membuat perhitungan antara pembagian toko dan pekerjaan di salesperson-nya bisa terjadi secara otomatisasi dan optimal.

Benefit penggunaan CtrendMax

Benefit yang didapatkan secara riil di industri khusunya FMCG adalah :

1.Mempersingkat waktu pembuatan canvassing route bagi salesperson untuk menjangkau wilayah tujuan. Misalkan FMCG punya 100 salesperson sedangkan dia punya 1000 data toko. Dulu mereka melakukan mapping tersebut membutuhkan waktu berhari-hari bahkan berbulan-bulan untuk satu wilayah dengan menggunakan Ctrendmax proses tersebut dapat dilakukan dalam waktu 10 menit saja.

2.Pada proses pengiriman barang, CtrendMax membantu mengoptimalkan pembagian kerja antar salesperson, penggunaan kendaraan, dan rute pengiriman barang. Dulu mereka dalam proses pengiriman barang dilakukan secara manual tidak terencana dengan baik jadi rute akan dijalankan sesuai dengan keinginan driver dan barang asal masuk aja dalam kendaraan mereka tidak tahu apakah proses tersebut sudah optimal atau belum. Dengan Ctrendmax semua itu sudah otomatisasi dan tersistem dengan baik.  Dipagi hari mereka sudah tahu dia harus berangkat dari mana, dia harus jalan kemana melalui rute mana, bahkan mereka sudah tahu harus pulang jam berapa jadi semua sudah dilakukan oleh sistem.

Benefit secara umum dalam penggunaan secara periodik dan jangka panjang:

1.Mempercepat dua kali lipat revenue accrual Perusahaan

2.Meningkatkan produktivitas dua kali lipat untuk salesperson dan pengiriman barang

3.Meningkatkan efisiensi biaya operasional hingga 20 %

4.Meminalisir fraud di internal Perusahaan karena sudah tidak lagi bergantung kepada manusia semua sudah dilakukan dengan sistem.

Kontak team Cybertrend untuk mengetahui product innovation dan solusi-solusi layanan data analytics lainnya melalui email atau whatsapp bisnis kami di page contact.